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1.  范围

本标准规定了学院秘书科科长的职责、基本技能、上作内容与要求、检查与考核。

本标准适用于学院文秘宣传科科长岗位的工作,是检查与考核其工作的根据。

2.  引用标准

《重庆交通职业学院标准化工作方案》

3.  职责

3.1.1在学院办公室主任领导下,发挥参与政务、管理事务、搞好服务、综合协调的参谋助手作用,为学院领导做好各方面的工作服务。

3.1.2采集信息,调查研究,为学院领导工作提供可靠情况和分析。

3.1.3根据主任的安排,协助领导检查重要决策、批办事项和学院重要工作安排的落实、执行情况。

3.1.4负责起草学院全面党政方面的综合性文件和材料,协助学院有关职能部门起草学院党政方面的文件;负责学院职能部门的文件核稿工作。

3.1.5负责协调学院部门之间的工作关系,向各部门传达学院领导交办的各项任务;负责各部门承办任务的催办、督办、回复工作。

3.1.6参加院长召集的专业会议,做好会议的组织、会议记录、纪要的整理和会议决定的督查督办工作。

3.1.7负责制定全院办公自动化系统,归口管理全院电子公文处理工作;负责全院的电子公文处理工作,并进行检查与业务指导;负责学院对外宣传的涉密公示信息的管理工作。

3.1.8协助办公室主任归口管理全院行政信息工作,对全院信息工作进行检查与业务指导;建立学院信息管理网络,负责学院信息工作人员的培训和业务指导;督促其所在科室制订并向学院各部门布置信息报送要点;督促其科室对学院的信息进行采集、整理,编辑学院《工作简报》,督促其科室定期向相关上级信息部门报告学院各方面信息。

3.1.9在学院办公室主任的直接领导下,协助完成学院重大接待任务和重大会议会务的组织、管理与协调工作;具体负责组织贯彻实施《重庆交通职业学院接待工作管理标准》;负责对学院各部门及所属单位业务接待、会议会务工作的指导和协调工作;负责学院领导外出、参会、会见等活动的协调、安排、接治等相关事宜;负责与各兄弟单位接待部门的联络和协调工作。

3.1.10负责值班安排管理工作。

3.1.11按时完成学院部门工作计划完成情况的考核工作。

3.1.12完成各领导交办的其他工作和学院党政办的日常任务。

3.1.13督促文秘宣传科完成领导交办的工作和常规工作

3.1.14兼任学院外教的招聘、外教任职相关手续的办理以及重庆外专局、重庆公安局出入境管理处的事务联络和协调。

3.2权限

3.2.1有权参加全院性行政会议、周例会和行政方面的会议,了解学院的工作部署和与行政系统有关工作情况。

3.2.2有权阅读全院性文件、专业性文件等材料,有权要求学院各部门提供行政方面的工作情况、信息和资料。

3.2.3有权对有疑问的工作情况、信息和资料进行调查、核实,并得到有关方面和人员的协助。

3.2.4有权向学院办公室领导报告工作和提出工作建议。

3.2.5有权按照领导指令和意见督查督办行政管理部门和学院所属单位行政工作落实情况;提出相关的建议。

3.2.6有权按照领导指令和意见,组织参与行政方面的公文、文字材料草拟工作及会务的接待工作。

3.2.7有权根据工作需要,经学院办公室主任批准,定期开展调查研究工作。

3.2.8根据《学院保密管理办法》的规定,有权拒绝对外提供有关数据和有关情况。

3.2.9有权对学院办公自动化处理工作进行检查与业务指导;有权按照工作规范对学院本部办公自动化系统的各分流程进行定置,并对用户应用权限进行管理工作;有权查询学院对外的非涉密性公示信件等。

3.2.10有权对收集到的信息进行筛选、整理,经过学院办公室主任审核后,向学院有关方面提供真实、可靠的信息。

3.2.11有权对贯彻实施《重庆交通职业学院接待工作管理标准》过程中出现的问题提出处理意见和解决方案;有权对学院各部门及所属单位的业务接待、会议会务工作进行指导并提出要求及建议;有权对内部招待所的相关事项进行协调。

3.2.12有权落实、转办、催办、协调经领导批准实施的相关事项。

4. 任职要求

4.1了解掌握党和国家的路线、方针、政策。有一定的政治理论基础、较高的思想觉悟和工作责任心。

4.2具有一定的社会主义市场经济基本知识。

4.3了解掌握国家和重庆市关于教育和交通行业的方针、政策与规定。

4.4掌握我院发展的战略方针、指导思想、工作思路和要求,掌握全院各方面的工作动态,了解教育中长期发展规划和年度计划的基本内容、完成情况。

4.5熟悉学院党委的各项工作部署和全院的中心任务、重点工作;了解和掌握学院工作的进展情况,全面掌握学院行政工作的动态,及时向领导汇报有关情况。

4.6了解学院领导的工作思路和工作方法,能够在办公室主任的领导下,为领导工作服务。

4.7正确贯彻执行学院领导意见;熟悉掌握信息和调研工作的目的、要求和基本方法,能够独立进行调查研究,具有较强的组织管理和工作协调能力。

4.8熟悉重庆市的社会简况和重庆教育的基本概况;熟悉学院接待工作和会议管理的基本程序与要求,掌握较全面的接待礼仪规范。

 4.9熟悉公文知识和公文处理程序,能够独立地起草学院常用公文和综合性文字材料。

4.10熟悉信息和调研工作的目的、要求和基本方法;能够独立进行调查研究。

4.11掌握教学、科研、生产、基建、后勤、档案、信访、接待、办公自动化工作的基本要求、内容和方法。

4.12遵守国家有关保密工作的规定。

4.13具有本科及以上学历,获中级及以上专业技术职称任职资格。

5  工作内容与规范

5.1熟悉领导的工作思路和工作方法,能够正确领会领导意图,并严格按领导要求认真组织实施。

5.2在日常工作和调查研究中发现的问题和情况,及时报告领导。

5.3领导交办工作必须件件落实,重要事项及时反馈情况。

5.4做好学院主管行政领导召集的会议的组织和协调工作。

5.5参加各类行政工作会议,做好会议记录;并按会议决定的内容做好督查督办工作。

5.6向领导报告工作要实事求是,不带个人偏见,不歪曲事实。

5.7起草党政的各种综合性公文和文字材料。

5.8审核各行政二级部门和下属单位起草的公文和综合性材料。政策上无错误,内容和事实没有出入,引用数据准确,文种选择、文件格式、行文关系正确,文字通顺,遣词造句及标点符号正确,发文必须经有关领导审批签发。

5.9做好与主管行政领导分管的部门的配合协调,加强与各二级部门行政系统的联系和联络工作。

5.10采集信息与调查研究工作要服从服务于学院的中心工作,目的明确,重点突出。

5.11工作中要认真负责,注重效率;防止多头请示、程序错误、贻误工作。

5.12办文办事必须严格遵守保密规定。

5.13熟悉公文处理规范、熟悉办公业务知识和保密工作有关规则;熟悉办公软件管理知识;热爱本职工作,有强烈的工作责任心和技术钻研精神;具有较强的综合协调能力和文字功底;能带领文秘宣传科顺利完成各项工作。

5.14归口管理全院办公自动化处理工作,负责制发学院电子公文、档案、信息、信访、督办等办公业务系统的运行管理办法,负责对学院本部各部门及所属单位的办公自动化工作进行检查与业务指导;加强学院计算机信息系统安全管理工作,统一管理学院对外公示信息,制止对外随意投放信息的行为。

5.15信息调研工作重点要服从和服务于学院的中心工作,目的明确,重点突出学院贯彻上级指示的情况、学院本部及所属单位工作动态、教学、科研、生产、建设、改革和管理中出现的新情况、新问题、新经验、新做法以及学院重要决定和部署的贯彻、落实、执行情况;督促科室干事定期编发学院《工作简报》,加大重要信息的对外宣传报道力度;督促信息发布与上报,力求事情真实、数据准确、客观公正,严格遵守保密规定;定期统计、分析学院的信息工作情况,并将统计分析结果定期发布。按《重庆交通职业学院管理标准》定期对各部门及所属各单位的信息工作进行检查、考核。组织全院信息队伍的业务培训,按计划完成培训任务。

5.16协助办公室主任完成重大接待任务的具体组织安排;协助办公室主任完成上级领导机关、政府部门以及兄弟单位领导来渝来院视察考察、参观交流等公务活动的接待安排。根据领导来渝意图及日程,制定接待方案,报相关领导批准。接待方案应根据客人身份、级别执行相应的接待规格。接待方案要安排详尽,分工负责、责任到人,内容包括:接站安排、住宿安排、用餐安排、活动日程、车辆安排、送站安排等。协助重大会议会务的综合协调安排。

5.16.1秘书协助办公室主任负责会议总体组织工作,准备会议文件资料;协助落实大会会场及分组讨论会议室以及领导座次、代表座位,组织会议报到及资料发放。

5.16.2宣传干事负责会议会标、宣传横幅标语及宣传牌的布置,搞好会议摄影摄像及宣传报道,落实会议相关的联欢活动等。

5.16.3行政干事负责会议接送站及会务用车安排,负责会议外出参观等活动的组织工作。

5.16.4综合干事负责会议住宿、用餐安排以及代表医疗保健工作,负责编制会议经费预算并做好会议费用结算工作。

5.16.5指导学院各部门及所属各单位做好相应的会议组织工作及会议安排,并适时进行督办检查。

6  常规工作及标准

6.1日常规工作

6.1.1起草文件、领导用稿、提供部门所需资料。起草文件和领导用稿符合要求;提供资料及时准确。

6.1.2督促文秘宣传科日常规工作

6.1.3协助作好各类会议接待工作。做到周到满意,符合规定。

6.1.4协调各部门工作关系,传递各种信息。保证学院顺利进行,准确及时传递信息。

6.2周常规工作

6.2.1参加院务会。周一下午。

6.2.2负责周工作(活动)安排发布。周一下午。

6.2.3下发院务会会议纪要。

6.2.4作好政务值班安排。周五。

6.3月常规工作

6.3.1参加全院教职工大会。每月底。

6.3.2督促各部门上月工作总结和本月工作计划。

6.5学期常规工作

6.5.1督促各部门上交学期(部门)工作目标。

6.5.2撰写学院学期工作总结。

6.5.3安排假期值班工作。

6.6年常规工作

6.6.1撰写年度学院工作总结。

6.6.2制定年度学院工作计划。

6.6.3上报《重庆教育年鉴》(重庆交通职业学院部分)。

6.6.4上报《教育统计报表》

6.6.5上报各类年度总结

7  检查与考核

7.1本标准执行情况由办公室主任按月检查与考核。

7.2检查与考核内容为本标准规定的职责、工作内容和规范、常规工作及标准部分。

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