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1.  范围

本标准规定了办公室档案室综合档案员的职责、基本技能、引用标准、工作内容与要求、检查与考核。

本标准适用于办公室综合档案员岗位的工作,是检查与考核其工作的依据。

2.  引用标准

中华人民共和国档案法

归档文件整理规则  中华人民共和国档案行业标准DA/T22-2000

中华人民共和国档案法实施办法

照片档案管理规范(GB/T11821-89)

3.  职责

3.1责任

3.1.1负责学校本部各职能部门文件材料的收集、整理、鉴定、统计、保管和利用以及会计档案、人事档案的接收、保管和利用工作。

3.1.2 在统一领导、分级管理的原则下,负责对所属单位文书档案工作的指导、监督和检查。

3.1.3 负责编制文书档案检索工具和适用的参考资料,为学校各部室,各基层单位和个人提供档案利用服务。

3.1.4 负责档案目标管理工作,努力推进档案管理现代化。

3.1.5 负责提出文书档案鉴定销毁报告。

3.1.6 负责档案库房的管理。

3.1.7 接受级主管部门和档案部门的监督、检查以及管理方面的指导。

3.18  负责按《档案管理标准》对学校科技档案进行分类、编目、立卷、归档。

3.1.9  负责协助和指导兼职档案员做好科技文件材料的收集、整理、立卷和归档工作。

3.1.10  负责了解生产、经营建设等活动信息,进行科技档案材料的前期控制工作。

3.1.11  负责学校机关科技档案的保管、统计、检索、提供利用服务工作。

3.1.12  负责提出科技档案鉴定销毁报告。

3.1.13  负责科技档案管理员培训工作。

3.1.14  接受上级档案部门的业务监督、检查和指导。

3.1.15 负责指导学校所属单位及各部室声像、实物档案的收集、整理、归档工作。

3.1.16 负责声像、实物档案利用服务工作。

3.1.17 负责档案库房管理工作。

3.1.18 接受上级档案部门的业务监督、检查和指导。

3.1.19 负责对声像、实物档案管理所有设施、装具提出增配、更新计划,经批准后办理有关手续并进行落实。

3.2 权限

3.2.1 有权向有关部室或个人收集应归档的文书(包括“帐外”的零散文件)档案材料。

3.2.2 有权指导、督促有关部门按归档制度要求完成文书档案的收集工作。

3.2.3 有权拒绝接受不符合归档要求的文书档案,有权要求有关部门按标准重新收集齐全完整。

3.3.3 有权拒绝不符合借阅规定及未办理借阅手续借阅文书档案。

3.2.5 有权对丢失、损坏档案和违反档案法规的人员,提出批评及处罚意见,并及时向领导汇报。

3.2.6  有权向有关部室或个人索取应归档的科技档案材料。

3.2.7  有权拒绝接收,不符合归档要求的档案,并要求有关部门按标准重新整理、立卷。

3.2.8  有权指导、督促有关部室按规定期限要求完成科技档案的收集、立卷工作。

3.2.9  有权拒绝不符合借阅规定及未办理借阅手续的科技档案。

3.2.10  有权对丢失、损坏科技档案和违反档案法规的人员,提出批评及处罚意见,并及时向领导汇报。

3.2.11  有权参加新建项目的竣工验收会和学校采购的大型设备的开箱验收会,收集有关技术资料。

3.2.12 有权向有关处室或个人索取应归档的声像、实物档案。

3.2.13 有权拒绝接受,不符合归档要求的声像、实物档案,有权要求有关部门按标准重新整理归档。

3.2.14 有权指导、督促有关部门按时间要求完成声像、实物档案的收集归档工作。

3.2.15 有权拒绝不符合借用规定及未办理借用手续,借用声像、实物档案。

3.2.16 有权对丢失、损坏声像、实物档案和违反档案法规的人员提出批评及处理意见,并及时向领导汇报。

4.  任职要求

4.1 熟悉国家关于档案工作的方针、政策、和各项规章制度。

4.2 热爱本职工作,熟悉档案专业基本知识和文书处理程序,了解本单位的主管业务、机构沿革等方面的情况。

4.3 掌握档案专业基本知识和档案管理的现行规章制度及有关规定,懂得档案及档案的形成、积累、收集、整理、保管、统计、鉴定、利用、编研等各项工作的概念、原则、方法并具有实际操作技能。

4.4 具备对本学校机关文书部门或业务部门文件材料的归档以及对本系统档案工作进行监督和业务指导能力。

4.5 熟练掌握一种计算机汉字输入方法。具有一定的文字表达能力。

4.6 熟悉掌握计算机操作技能,具备运用档案管理软件的能力。

4.7 遵守职业道德,确保档案和档案机密的安全。

4.8 掌握档案专业基本知识和档案管理的南行规章制度及有关规定,掌握档案管理的现代化技术。

4.9 了解教育、科研、管理、政工等专业的基本知识和工作范围。

4.10 熟练掌握声像档案的分类、编目、归档、保管的要求、方法和技能。

4.11 具有大学专科及以上学历。

5.  工作内容与要求

5.1 实行党政档案和党政档案工作的统一管理,维护档案的完整与安全,作好档案利用工作,为学校本部各项工作服务。

5.2 贯彻执行档案工作的法律、方针、政策和原则。

5.3 对学校本部各部门形成的各种文件进行收庥、整理、立卷、归档,并对归档工作进行监督和指导。

5.3.1 按照归档范围指导督促各部门文书员于6月底前完成上年文书档案的收集、清理工作。

5.3.2 对归档文件材料进行鉴定、分类、拟写案卷标题、填写卷内目录以及案卷的装订和排列、目录的编制等。逐步实现采用计算机进行分类、编目、检索等文档一体化管理。

5.3.3 编制适用的检索工具如案卷目录、分类目录、专题目录、归档文件目录以及机读目录等。

5.4 建立档案统计台帐,对档案的收集、移出、整理、鉴定、保管、利用情况进行统计,按规定向档案业务主管部门报送档案工作基本情况统计表。

5.5 围绕本学校生产、科研、经营的中心任务,提供档案查阅、复制、证明、借阅服务。

5.6 积极开展档案编研工作,完善全宗指南,编写综合参考资料。

5.7 按有关规定组成鉴定小组定期对保管到期的档案逐件进行鉴定,判定档案存毁。编制档案销毁清册,并拟写销毁档案内容分析报告。

5.8 控制损坏档案的各种因素,采取积极措施,做好“八防”工作。

5.9 定期组织所属单位档案干部学习档案业务知识,提高业务水平。

5.10 负责接收人事部门已故职工人事档案。由人事部门保管5年后办理移交手续,由档案室永久保存。

5.11 指导、督促有关部门,按《档案管理标准》要求的归档范围,完成科技档案的收集、整理、立卷工作。

5.12 基建项目竣工的二个月内,完成工程图纸、资料的收集、整理、立卷工作。

5.13 为学校领导和部门及个人提供科技档案的借阅服务。查准率和查全率均应达到95%以上。

5.14 每年对本学校系统年度档案管理及人员基本情况统计进行工作,并按要求及时上报。

5.15 每年对库存档案进行一次全面清点,目录与案卷相符率应达到100%。

5.1贯彻上级档案部门的指示精神,接受上级档案部门的业务监督、检查和指导。

5.17 按期检查库安全措施和“九防”情况,保持库房整洁卫生。

5.18 指导、督促各有关部门按声像、实物档案管理标准要求的归档范围归档。

5.19 对于照片档案必须是底片、照片和文字说明同时接收。

5.20 对于实物档案的文字说明,其中包括获得有关实物档案标志的时间、地点、内容等同时接收,缺一不可。

5.21 对于录音档案按照验收手续核对录音表、登记表中的各项内容是否清楚,手续完备。根据总领事记表记载的内容听音,核定录音档案的内容和检查录音善,以文字材料为依据,合格后方能签收。

5.22 接收到有关门类的档案后,完成档案的编目、统计、保管等归档过程,归档率应达100%

5.23 为学校本部工作人员提供借用服务。查准率、查全率均为95%以上,对借用有关档案超过期限十日者,督促其归还。

5.24 每季度对库存声像、实物档案进行一次全面检查清点,目录与声像、实物档案载体相符率应达到100%

5.25 贯彻上级档案部门指示精神,接受上级档案部门的业务监督、检查和指导。

5.26 每天检查库房安全措施执行情况,保持室内整洁卫生。

6.  常规工作及标准

6.1日常规工作  

6.1.1对全重庆交通职业学院形成的各种文件材料进行收集、整理、立卷。按档案立卷标准立卷。

6.1.2每天为学校本部工作人员提供借用服务。对借用有关档案超过期限十日者,督促其归还。

6.1.3

6.2周常规工作

6.2.1清理当周文件、材料。文件材料完整。

6.2.1清理村周借阅文件。文件及时收回,并查补借阅手续。

6.2.3完成本周文件归档目标。每周文件归档6卷。

6.3月常规工作

6.3.1每月接收到有关门类的档案后,完成档案的编目、统计、保管等归档过程。

6.3.2每月中旬检查库安全措施和“九防”情况,保持库房整洁卫生。

6.4学期常规工作

6.4.1督促各部门清理学期档案,移交档案。按文件归档要求收集文件,不能遗漏。

6.4.2每年7月 对库存档案进行一次全面清点,目录与案卷相符;

6.4.3按照归档范围指导督促各部门文书员于6月底前完成上年文书档案的收集、清理工作。

6.5年常规工作

6.5.1完成上年档案归档工作。按档案归档要求清理档案,并入库上架。

6.5.2检查一次全校和部门档案工作情况。找出差距,提出要求。

6.5.3收集和部门全年档案,清理归档。按档案要求收集和部门档案归档。

6.5.4完成全年档案统计工作报表。报表准确,及时向领导汇报。

6.5.5总结全年档案工作。对全校档案工作提出要求,表彰先进。

6.5.6准备召开档案工作会。对全校档案工作有关规定办理,不发生泄密事件.

6.5.7按档案管理规定销毁一批过期档案。报表准确。

7.  检查与考核

7.1 本标准执行情况,由办公室负责人按月检查与考核。

7.2 考核内容为本标准规定的职责和工作内容与要求部份。

7.3 考核结果与当月奖金兑现。

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