会计档案管理标准当前位置: 首页 >> 规章制度
2019年02月25日 16:11  浏览:[1324]次

会计档案管理标准

                                                     

    1.范围

    本标准规定了重庆交通职业学院(以下简称学院)计档案管理的职责、管理内容、管理要求与规范、工作程序。

    本标准适用于学院会计档案的管理。

    2.引用标准

为了加强会计档案管理,保证会计档案的安全、完整、及时,根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》及财政部《会计档案管理办法》的规定,结合学院实际情况,制定本办法。

    3.职责

    3.1学院档案主管部门和财务部门共同负责会计档案工作的指导、监督和检查。会计档案的具体管理工作由财务部门负责,由财务部门指定专人负责在专门地点保管。保管地点应具备完善的防潮、防霉、防蛀、防火、防盗等条件。

    3.2.财审处必须建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度,保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。

    4.管理内容

    4.1会计档案归档的范围

    4.2会计档案的整理

    4.3会计档案的归档保管

    4.4会计档案的借阅使用

    4.5各种会计档案保管期限

    4.6会计档案的销毁

    5.管理要求与规范

    5.1会计档案归档的范围

    5.1.1会计凭证。包括外来的和自制的各种原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证、记账凭证汇总表,涉及对外对私改造资料,银行存款(借款)对账单及余额调节表等。年度终了都必须按照规定归档。

    5.1.2会计账簿。包括总账、明细账、日记账、各种辅助登记簿等。

    5.1.3财务报告。包括《会计制度》规定和主管部门临时通知编报的主要财务指标快报,月、季、年度会计报表,报表附注及财务情况说明书。上级主管部门对报告的批复及社会审计的审计报告。

    5.1.4其它会计核算资料。凡与会计核算紧密相关的,由会计部门负责办理的有参考价值的数据资料。

    5.1.5增值税专用发票和普通发票、专用收据。

    5.2会计档案的整理

    5.2.1会计年度终了后,应将装订成册的会计档案进行整理立卷。各种会计档案应按会计档案材料的关联性,分门别类地组成几个类型的案卷,将各卷按顺序编号。

    5.2.2会计凭证

    5.2.2.1按月立卷:每月末将装订成册的凭证,统一登记案卷目录。

    5.2.2.2分散装订:根据凭证的多少,分散装订,做到整齐、牢固、美观。

    5.2.2.3装订封面的所有内容要填写齐全,包括:单位名称、年度、月份、起止日期、号码、装订人签章等。

    5.2.3会计账簿

    5.2.3.1各种会计账簿办理完年度结账后,除跨年使用的账簿外,其它均需整理妥善保管。

    5.2.3.2会计账簿在办理完年度结账后,只在下一行的摘要栏填写“结转下年”字样,不填其它内容。

    5.2.3.3会计账簿在装订前,应按账簿启用表的使用页数,核对各个账户账面是否齐全,是否按顺序排列。

    5.2.3.4活页账簿去空白页后,将本账面数项填写齐全,撤去账尺,用坚固耐磨的纸张做封面、封底,装订成册。不同规格的活页账不得装订在一起。

    5.2.3.5会计账簿的装订顺序:会计账簿装订封面→账簿启用表→账户目录→按本账簿页数顺序装订账页→会计账簿装订封底。

    5.2.3.6装订后的会计账簿应牢固、平整、不得有折角,掉页现象。

    5.2.3.7账簿装订的封口处,应加盖装订人印章。

    5.2.3.8装订后,会计账簿的脊背应平整,并注明所属年度及账簿名称和编号。

    5.2.3.9会计账簿的编号为一年一编,编号顺序为总账、现金日记账、银行存(借)款日记账、分户明细账、辅助账。

    5.2.4会计报表

    5.2.4.1会计报表编制完成并按时报送后,留存报表均应按月装订成册,年度终了统一归档保管。

    5.3会计档案的归档保管

    5.3.1当年的会计档案在会计年度终了后,可暂由财务部门保管一年,期满后存入档案室并由专人保管。

    5.3.2会计档案管理人员负责全部会计档案的整理、立卷、保管、调阅、销毁等一系列工作。

    5.3.3机构变动或档案管理人员调动时,应办理交接手续,由原管理人员编制会计档案移交清册,将全部案卷逐一点交,接管人员逐一接收。

    5.4会计档案的借阅使用

    5.4.1财审处建立会计档案清册和借阅登记清册。

    5.4.2凡需借会计档案人员,须经财务负责人或单位领导批准后,方可办理调阅手续。

    5.4.3借阅会计档案人员,不得在案卷中标画,不得拆散原卷册,更不得抽换。

    5.4.4借阅会计档案人员,不得将会计档案携带出外,特殊情况,须经单位领导批准。

         需要复制会计档案的,须经财务负责人或单位领导批准后方可复制。

    5.5各种会计档案保管期限

    5.5.1会计凭证保管15年。

    5.5.2会计账簿保存15年,其中现金和银行存款日记账保存25年。

    5.5.3会计报表保存10年,其中年度决算表永久保存。

    5.5.4发票保管5年。

    5.6会计档案的销毁

    5.6.1会计档案保管期满,需要销毁时由档案部门提出销毁清单,汇同财务部门共同鉴定后,编制会计档案销毁清册,报经主管经理和上级主管部门批准后,方可销毁。对其中未了结的债权、债务的原始凭证,应单独抽出,另行立卷,由档案部门保管到结清债权、债务时为止。

    5.6.2按规定销毁会计档案时,应由档案部门和财会部门、审计部门共同派人监销,监销人在销毁会计档案以前要认真清点、核对,销毁后,在销毁清册上签名盖章,并将监销情况以书面形式报告有关领导。